Het correctiegesprek, wees ferm!

Het begint met een monoloog

‘Inleidende’ feiten. Als u een correctiegesprek aangaat met uw werknemer, noemt u als eerste de ‘inleidende’ feiten, de gevolgen en het doel. In dit eerste deel van het gesprek is alleen de leidinggevende aan het woord. Het is een monoloog waarin hij op een rustige manier de toon van het gesprek zet. Zie ook ons eerdere advies ( T&A Personeel, jg. 19, nr. 12, p. 7, 24.04.2014 ).

Tip. Sta als leidinggevende niet toe dat de medewerker u onderbreekt. De kans is dan nl. groot dat u vergeet de feiten en de gevolgen op te sommen.

Ook de ‘andere kant’ komt aan bod

Tegengeluid. Na de monoloog van de leidinggevende mag de medewerker zijn kant van het verhaal vertellen. De redenen waarom medewerkers dingen doen die ze niet mogen doen of juist dingen niet doen die ze moeten doen, zijn legio. Vaak heeft het te maken met onverschilligheid en ongeïnteresseerdheid. Tip. Probeer u als leidinggevende een beeld te vormen van het waarom van het ongepaste gedrag van de medeweker, stel vragen, luister en vat samen.

Oplossingen in drietrapsraket

Jij-wij-ik. Nu de redenen helder zijn, laat u als leidinggevende het initiatief voor de oplossing in eerste instantie bij de medewerker. De leidinggevende hanteert de drietrapsraket van de ‘jij-wij-ik- oplossing’.

1. Jij-oplossing. Oplossingen waar de medewerker zelf mee komt, hebben een grotere acceptatiegraad en de kans dat de oplossing ook op langere termijn werkt, is groter.
2. Wij-oplossing. Als een medewerker zelf niet in staat is de oplossing aan te dragen, gaat u als de leidinggevende samen met hem op zoek. Tip. Geef suggesties en laat de medewerker daarop reageren.
3. Ik-oplossing. Als een medewerker uiteindelijk zelf geen bijdrage tot een constructieve oplossing wil of kan leveren, kom dan als leidinggevende met een oplossing. Dit is dan meteen dé oplossing.

De ik-oplossing is niet de beste oplossing en staat niet voor niets als laatste in de rij. Aan de andere kant moet u als leidinggevende ook niet schromen om ermee te komen. Alleen zó kunt u een einde maken aan het ongepaste gedrag.

Soms kan het héél kort ... Er zijn natuurlijk situaties (bijv. onveilig werken) waarin de verhelderingsfase kort kan zijn omdat er maar één oplossing is. Onveilig werken valt immers in de categorie ‘eens-maar-nooit-meer’! De leidinggevende stelt dat er maar één oplossing is en kondigt aan dat, als het gedrag niet verandert, er disciplinaire maatregelen volgen. Een soort laatste waarschuwing dus.

En tot slot ... de afspraak

Beëindig het correctiegesprek met het maken van een vervolgafspraak. Door er kort op te zitten, laat u zien dat het u ernst is. Als blijkt dat de gemaakte afspraak niet effectief is, volgt er een gesprek met wellicht nog scherpere afspraken. De toon gaat richting: “jij moet veranderen en niet de regels” . Zo niet, dan passen wij blijkbaar (niet meer) bij elkaar.’ Soms kan het helaas niet anders.