ADMINISTRATIE - 15.05.2014

Mag ik nu gewoon alles weggooien?

Fiscale bewaarplicht

Kan dat ook korter? Ruimte is kostbaar en u wilt waarschijnlijk liever eerder van uw archiefdozen met stukken af. Het is goed om te weten dat de Belastingdienst in sommige gevallen akkoord gaat met het digitaliseren van uw gegevens én met kortere bewaartermijnen.

Welke stukken? Hoe en hoelang u uw administratie moet bewaren, hangt af van de vraag om wat voor gegevens het gaat.

Sommige gegevens worden door de Belastingdienst aangemerkt als basisgegevens. Dit zijn gegevens waar de Belastingdienst veel belang aan hecht. Aan andere gegevens hecht de Belastingdienst juist minder belang.

Verschillende soorten gegevens

Basisgegevens. Tot de basisgegevens behoren:

• het grootboek;
• de debiteuren- en de crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en de verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

De basisgegevens moet u zeven jaar bewaren. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst de basisgegevens niet meer bij u op.

Onroerende zaken. In verband met de herzieningstermijn van de btw-aftrek voor onroerende zaken, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Overige gegevens. Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar.

In welke vorm bewaren?

Voor de basisgegevens en de overige gegevens (dus niet voor gegevens over onroerende zaken) kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over:

• de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of digitaal);
• het detailniveau (bijvoorbeeld of u de telstroken van de kassa moet bewaren).

Tip. Zorg voor een schriftelijke bevestiging van de afspraken en bewaar deze.

Programma’s en bestanden

Bits en bytes. Computerprogramma’s en digitale bestanden moet u ook bewaren. U moet er ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt.

Afdruk niet voldoende. Als u alleen een afdruk op papier van uw bestanden bewaart, voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Conversie. Onder strikte voorwaarden mag u bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Conversie is onder de volgende voorwaarden toegestaan:

• de gegevens moeten volledig worden overgezet;
• de gegevens moeten inhoudelijk juist zijn;
• de nieuwe gegevensdrager moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn;
• de geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd kunnen worden gereproduceerd en leesbaar gemaakt.

Tip. Overleg met de Belastingdienst voordat u tot conversie overgaat en zet afspraken op schrift.