VARIA - 03.07.2014

Werkoverleg ... Nuttig of zonde van de tijd?

Als ondernemer vindt u het belangrijk om af en toe met uw medewerkers om de tafel te zitten. Alleen jammer dat dat soms ontaardt in oeverloos geklets, een uitdijende afsprakenlijst en de rondvraag als afvalputje. Hoe doet u dat beter?

Wat zegt die naam?

Meedoen. Met een ‘werkoverleg’ kunt u als werkgever vorm en inhoud geven aan de manier waarop u leiding wilt geven. Overleggen betekent immers ook: anderen speelruimte geven, luisteren naar hun mening en die mee te laten wegen in de besluitvorming.

Werkoverleg. Als u als leidinggevende bereid bent om uw besluitvorming mede te laten leiden door de mening van uw medewerkers en u met een vaste frequentie met uw hele werkgroep vergadert over het werk, de werkuitvoering en de werkomstandigheden, spreekt men van ‘werkoverleg’.

Tip. Medewerkers verrichten iedere dag hun werkzaamheden en hebben vast en zeker ideeën over hoe het beter kan. En als zij kansen en mogelijkheden zien voor bijv. nieuwe producten en diensten, dan kunt u daar uw voordeel mee doen. Het werkoverleg is hét podium om dit te delen.

Werkoverleg gaat over het werk

Bij de les blijven. De neiging om algemene onderwerpen te bespreken en over ‘alles’ te gaan overleggen, is groot. En ook vergaderen over onderwerpen waarover al besluiten zijn genomen, is weinig zinvol. Het is wél zinvol om de effecten van een besluit op bijv. de werkomstandigheden te bespreken om hier evt. afspraken over te maken.

Tip. Bepaal ‘de status’ van ieder agendapunt. Te denken valt aan: informatiegevende (IG), informatievragende (IV), probleemoplossende (PO) en besluitvormende (BV) agendapunten. Zo weten deelnemers dat bij PO- en BV-punten van hen een inbreng/mening wordt verwacht.

Tip. Praten om te praten is niet zinvol. Voer daarom alleen een werkoverleg wanneer het nodig is en pas de frequentie aan het doel aan. Soms zijn de data al een jaar van tevoren vastgesteld, maar ook dan is een keertje overslaan beter dan te vervallen in de routine van de wekelijkse (maandelijkse) sleur.

Hoe pakt u dat goed aan?

Uitnodiging, agenda en actielijst. Stuur alle medewerkers ruim vóór het werkoverleg een agenda van het komende werkoverleg en de besluiten-/actielijst van de vorige keer. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden, worden discussies waardevoller, is het draagvlak voor de genomen besluiten groter én is de kwaliteit van de besluiten vaak beter. Tip. Zorg er als leidinggevende voor dat alléén díé werkgerelateerde punten op de agenda komen die iedereen aangaan.

Tip. Stuur de uitnodiging ruim vóór het werkoverleg. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden.

Tip. Begin en eindig op de afgesproken tijdstippen en stel voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast.

Werkoverleg = werken

En ... actie! Maak een actiepuntenlijst zodat duidelijk is dat er ook écht ‘gewerkt’ is. Afhankelijk van de onderwerpen worden afspraken gemaakt; Wie doet wat en wanneer. Met deze actielijst in de hand wordt zichtbaar of de afspraken zijn nagekomen. Afspraak is immers afspraak. Als iemand zijn of haar afspraak niet is nagekomen, kan dat worden besproken. Een werkoverleg is immers geen praat- en keuvelsessie.

Een werkoverleg is een ontmoetingsplek voor medewerkers waarin ze bijpraten en misschien hun hart luchten. Werkoverleg is echter ‘gewoon’ werken en dat moet effectief en efficiënt zijn. Maak daarom een goede agenda en actielijst, zodat uw medewerkers zich kunnen voorbereiden én leg gemaakte afspraken vast.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01