Uw volgende stap

Checklist factuureisen btw

[Checklist]

Self-billing kent zonzijde en schaduwkanten, kent u ze?

Self-billing. In de meeste gevallen reiken ondernemers die een dienst of levering verrichten, zelf een factuur uit. Het komt echter ook regelmatig voor dat niet de leverancier maar de afnemer de factuur opmaakt. De opdrachtgever maakt dan de factuur op en reikt een afschrift daarvan uit aan de leverancier. Dit wordt ‘self-billing’ genoemd.

Motieven? Er zijn verschillende redenen waarom een afnemer de factuur kan opmaken, bijvoorbeeld omdat de leverancier niet over een voldoende geschikt systeem beschikt om een correcte factuur te produceren. In de praktijk wordt self-billing ook vaak gebruikt door de afnemer om hiermee een betere controle te hebben over het nakomen van prijsafspraken, het efficiënter boeken van orders of omdat de afnemer meer en sneller over de gegevens beschikt die nodig zijn voor het maken van de factuur, zoals een steeds wisselend afleveradres.

Wat zijn de eisen bij self-billing?

Overeengekomen. Een van de belangrijkste eisen bij self-billing is dat dit van tevoren door leverancier en afnemer is overeengekomen. Deze afspraak hoeft niet per se in een schriftelijke overeenkomst te worden opgenomen, maar moet wel zijn vastgelegd in de administratie. Zet zulke afspraken liefst wel op papier om gedoe te voorkomen.

Vermelding op factuur. Ook moet duidelijk zijn dat de factuur is opgemaakt door de afnemer. Zo moet er op de factuur worden vermeld ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ .

Creditfactuur mag niet. In de praktijk wordt er vaak door de afnemer een creditfactuur opgemaakt. Let op. Dit kan niet volgens de factureringsregels; er wordt zo immers een onjuiste factuur opgemaakt. De factuur moet namelijk volgens deze regels door de afnemer of opdrachtgever worden opgemaakt in naam en voor rekening van de leverancier.

Een checklist ‘Factureringsregels’ vindt u op http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 01.11.04).

Waar liggen de gevaren op de loer?

Leverancier blijft aansprakelijk. Self-billing is niet zonder gevaren, met name voor de leverancier.

Let op 1. Ondanks dat de afnemer de factuur opmaakt, blijft de leverancier aansprakelijk voor de juistheid en de bewaarplicht van de factuur. Ook als hij geen kennis heeft kunnen nemen van het bestaan of de inhoud van de factuur.

Let op 2. Wordt er bij self-billing een verkeerd of te hoog bedrag aan btw op de factuur vermeld? Dan is de leverancier die btw verschuldigd. Hij blijft altijd verantwoordelijk voor het voldoen van de vermelde btw.

Let op 3. De door de leverancier gebruikte methode van factuurnummering moet worden gebruikt.

Aftrek van voorbelasting. Ook voor de afnemer is het van belang dat de factuur juist is opgemaakt. De Belastingdienst kan hem anders het recht op aftrek van voorbelasting weigeren.

Risico’s beperken?

Om de risico’s te beperken, zouden leveranciers en afnemers ervoor kunnen kiezen om de afnemer een overzicht te laten sturen met de relevante gegevens. Aan de hand hiervan maakt de leverancier een factuur op die hij aan de afnemer stuurt.

Als de leverancier het niet eens is met de factuur, moet hij dit meteen aan de afnemer melden. De leverancier moet dan zelf een factuur uitreiken, tenzij de afnemer daarop een alsnog verbeterde of aanvullende factuur uitreikt.