BOER EN BEDRIJF - 28.11.2008

Wat wordt gecontroleerd en wat moet u bewaren?

Hoelang moet u deze bewijsstukken voor de mestwetgeving bewaren? En wat is de bewaartermijn van de oude Minas-administraties? En hoelang moet u de Gecombineerde opgave met de bijbehorende bewijsstukken bewaren? Tot hoelang kan Dienst Regelingen (DR) de eventueel te veel uitbetaalde subsidie of bedrijfstoeslag terugvorderen?

Controles

Onlangs heeft DR aangegeven dat de controles op het naleven van de Meststoffenwet in 2006 zijn afgerond. Er zijn uiteindelijk 1.752 boetes opgelegd voor het niet naleven van de administratieve verplichtingen en 39 boetes voor het niet naleven van de gebruiksnormen. Dit betekent echter niet dat DR nooit meer uw administratie over 2006 kan controleren. DR heeft echter aangegeven, dat alleen bij hoge uitzondering een dossier van het jaar 2006 opnieuw wordt gecontroleerd.

Controles komende jaren

In 2006 is DR in sommige gevallen soepel omgegaan met overtredingen met als reden dat 2006 het eerste jaar was dat de nieuwe regelgeving van kracht was. DR heeft aangegeven dat de controles de komende jaren strenger zullen worden, waarbij met name de zogenaamde ‘risicobedrijven’ gecontroleerd zullen worden. Heeft u een derogatiebedrijf, een bedrijf in de intensieve veehouderij of bent u een intermediair? Dan wordt uw bedrijf als risicobedrijf beschouwd en is de kans groter dat u gecontroleerd wordt.

Bewaartermijn administraties. Ten aanzien van het bewaren van administraties zijn er verschillende termijnen van toepassing.

Meststoffenwet. Vanuit de Meststoffenwet bent u verplicht uw administratie en de daarop betrekking hebbende bewijsstukken gedurende vijf jaar na afloop van het betreffende kalenderjaar te bewaren. U moet hierbij denken aan de gegevens over aantallen dieren, aan- en afvoergegevens van dieren en mest, begin- en eindvoorraden, de gegevens over de grond die bij het bedrijf in gebruik is geweest, etc. De reden voor deze termijn is dat DR gerechtigd is om, voor bepaalde zaken, gedurende vijf jaar na afloop van het betreffende kalenderjaar bestuurlijke boetes op te leggen.

Minas. Ook voor uw Minas-administraties (tot en met 2005) geldt een bewaartermijn van vijf jaar. De Minas-administratie en -bewijsstukken van het jaar 2005 moet u minstens tot en met 2010 bewaren.

Gecombineerde opgave. De bewaartermijn met betrekking tot de Gecombineerde opgave (GO) is standaard drie jaar. Vaak is de GO echter ook een onderdeel van de administratie inzake de Meststoffenwet. Dan bent u verplicht ook deze bewijsstukken vijf jaar te bewaren.

Bedrijfstoeslag. DR kan, ingeval van een foutieve opgave, uiterlijk 10 jaar na uitbetaling van een subsidie (bijv. bedrijfstoeslag) de eventueel te veel uitbetaalde subsidie terugvorderen. Om dan bewijsmateriaal te hebben, is het raadzaam om in situaties waarbij een vorm van subsidie is aangevraagd, de GO en de bijbehorende bewijsstukken 10 jaar na de datum van uitbetaling te bewaren.

Wat dus te doen? U bent verplicht alle bewijsstukken ten aanzien van de mestwetgeving vijf jaar te bewaren. Voor de Gecombineerde opgave geldt een bewaartermijn van drie jaar, echter wanneer de Gecombineerde opgave ook deel uitmaakt van de administratie van de Meststoffenwet moet u de GO vijf jaar bewaren.