PERSONEEL - SCHOLING - 28.11.2008

Uw assistente wil verder leren?

Voorwaarden belastingvrije vergoeding? U mag een studie of opleiding belastingvrij aan uw werknemers vergoeden of verstrekken als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• het betreft een studie of een opleiding die uw werknemer volgt met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning;

• de studiekosten worden niet al door een ander vergoed;

• de studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis. De studie moet dus geschikt zijn om later geld mee te kunnen verdienen. Tip. Het is niet noodzakelijk dat deze opleiding aansluit bij de opleiding of (huidige) functie van uw werkneemster. Een managementopleiding voor uw assistente is dus in principe ook geen probleem;

• u heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt.

Om welke kosten gaat het dan?

Wat mag u in aanmerking nemen als onbelaste studiekosten? Kosten voor een studie of opleiding zijn kosten die uw werknemer zelf maakt voor zijn studie of opleiding, zoals lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. Tip. Een vergoeding voor binnenlandse reizen is vrijgesteld als de vergoeding niet uitgaat boven de werkelijk gemaakte kosten. Hierbij geldt een maximum van € 0,19 per kilometer. Let op. Vergoedingen voor een studeerruimte en de inrichting ervan behoren wél tot het belaste loon.

Maak afspraken en leg ze vast

U doet er goed aan in een studieovereenkomst of arbeidsreglement vast te leggen wat de verplichtingen van uw werknemer zijn en wanneer de vergoeding moet worden terugbetaald (denk bijvoorbeeld aan ontslag of gebrek aan inzet).

Let op. Doet u dat niet, dan staat u zwak als u de kostenvergoeding alsnog wilt verhalen op uw werknemer.

Een model ‘Studiekostenregeling’ kunt u gratis downloaden van de Download Zone http://medicus.indicator.nl (MD 01.16.06).

Tip. Óok als u achteraf het geld (gedeeltelijk) terugvraagt, is de vrijstelling van toepassing als uw werknemer de vergoeding voor studiekosten moet terugbetalen, bijvoorbeeld als hij de studie onderbreekt of als hij onvoldoende studieresultaten behaalt of zakt.

Diplomatoeslag? Gratificaties of premies die u aan uw werknemer toekent bij afronding van zijn studie of opleiding, behoren wél tot het loon, ook al is de hoogte ervan afgestemd op de hoogte van de studiekosten.

Let op 1. Diplomatoeslagen zijn niet onbelast! Let op 2. Als u afspreekt dat de kosten van de studie pas vergoed worden als de werknemer zijn examen haalt, is dit een premie zoals hierboven bedoeld en zijn er dus loonheffingen verschuldigd hierover!

Naar een nieuwe werkgever? Soms moet een werknemer bij ontslag de onbelaste studiekostenvergoeding terugbetalen. Als een nieuwe werkgever (kunt ook u zijn …) dan deze studiekosten overneemt, mag hij dat onbelast doen in het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrag terug moet betalen.