LOONHEFFING - 04.05.2006

Kilometervergoeding in administratie

Indien een werknemer zijn eigen auto gebruikt voor zakelijke ritten (inclusief woon-werkverkeer), dan kunt u als werkgever maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag 2006) onbelast aan de werknemer vergoeden. Als u meer vergoedt, dan is het meerdere belast.

U kunt in beginsel zelf afspreken of u het maximale bedrag van € 0,19 per kilometer vergoedt of een ander (hoger of lager) bedrag.

Op declaratiebasis

Vaak zal het zo zijn dat de werknemer de zakelijke kilometers bij u declareert. U moet er dan wel zeker van zijn dat inderdaad sprake is van zakelijke kilometers. Let op. Indien de Belastingdienst een controle uitvoert, moet u desgewenst kunnen aantonen dat de gedeclareerde kilometers zakelijk zijn. Dit is onlangs nog eens door de Hoge Raad bevestigd (nr. 41.449).

Woon-werkkilometers

Als sprake is van woon-werkverkeer zal in beginsel elke maand bekeken moeten worden hoeveel dagen de werknemer heeft gewerkt. Op basis hiervan kan dan de vergoeding voor de woon-werkkilometers berekend worden. Dit brengt natuurlijk een hoop administratieve rompslomp met zich mee.

Vaste reiskostenvergoeding. Vandaar dat de staatssecretaris een praktische regeling in het leven heeft geroepen in de vorm van een ‘vaste reiskostenvergoeding’, zonder dat achteraf een nacalculatie hoeft plaats te vinden.

Als de werknemer op jaarbasis doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, kunt u aan de hand van de volgende factoren een vaste onbelaste reiskostenvergoeding bepalen:

• aantal reguliere werkdagen per jaar: 260;

• gemiddeld aantal dagen kortstondig afwezig (vakantie, verlof en ziekte): 54;

• de totale reisafstand, heen en terug, bedraagt maximaal 150 kilometer per dag.

De toegestane vrije vaste vergoeding voor reiskosten is dan op jaarbasis: (260 - 54) x het aantal kilometers x € 0,19.

Bij afwijking van voormelde formule is het - om achteraf naheffingen te voorkomen - aan te raden dit af te stemmen met de fiscus.

Let op. Op het moment dat te voorzien is dat uw werknemer langdurig afwezig zal zijn, mag de vaste reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een vrije vaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand waarin de werknemer weer aan het werk is gegaan.

Goed vastleggen in administratie

U moet de gegevens van de vergoedingen administreren bij de loonadministratie. Ook moet u bij onbelaste kilometervergoedingen voor iedere werknemer per uitbetalingstijdvak het aantal zakelijke kilometers administreren.

Als sprake is van een vaste vrije vergoeding voor woon-werkkilometers hoeft u het aantal kilometers niet op grond van een specifieke wettelijke regeling te administreren.

Deze vaste vergoeding voor reiskosten moet echter wel naar aard en omvang zijn gespecificeerd. Dit betekent dat u ter onderbouwing van de vaste vergoeding eenmalig het aantal kilometers moet administreren.