PERSONEEL - 14.09.2010

Werkkostenregeling, wat nu met reiskosten?

Reiskostenregeling of niet, uw werknemers moeten van A naar B. En u wilt ze wel tegemoetkomen. Maar wat kost dat u eigenlijk? En, bent u met de werkkostenregeling beter uit dan met de huidige wet of juist niet?

Reiskosten. Als uw werknemer een zakelijke reis maakt, mag u uw werknemersvolgens de huidige wet€ 0,19 cent vergoeden per kilometer reisafstand.

Het gaat daarbij zowel om een reis gedurende werktijd, bijvoorbeeld naar een klant, als om reizen in verband met woon-werkverkeer. Welk vervoermiddel uw werknemer gebruikt maakt niet uit; hij mag gaan lopen, fietsen, scooteren en zelfs met het openbaar vervoer reizen. Hoe gaat de fiscale reis nu verder?

Afstanden consequent onderbouwen

U mag uitgaan van het aantal kilometers van de daadwerkelijk gereisde route.

Let op 1. De Belastingdienst kan u vragen hoe u dit gecontroleerd heeft. Dat zal met name spelen bij reiskosten voor reizen die vaker voorkomen zoals woon-werkverkeer.Zorg dus dat u deze kilometers kunt onderbouwen aan de hand van een uitdraai van een door u te kiezen routeplanner.

Let op 2. Als u voor een routeplanner kiest, dan moet u deze in principe ook consequent gebruiken (dus niet per werknemer de voordeligste routeplanner kiezen!).

Meer dan € 0,19 p/km? Geeft u uw werknemers meer dan € 0,19 per kilometer, dan is dit meerdere belast als loon.

Ook mag u ervoor kiezen de belasting zelf voor uw rekening te nemen. U past dan eindheffing toe (het tarief is tot een loonsom van € 54.367,- maximaal 72,40%). Is de loonsom hoger dan € 54.367,-, dan bedraagt het tarief van de eindheffing 108,3%. U mag deze eindheffing over maximaal € 200,- per maand toepassen.

Werkkostenregeling 2011?

Ook onder de werkkostenregeling mag u € 0,19 per kilometer vergoeden zonder dat daar belastingheffing bij komt kijken. Geeft u meer dan € 0,19 p/km, dan kan het meerdere belast zijn.

Vrije ruimte. De nieuwe werkkostenregeling kent per bedrijf een ‘vrije ruimte’ van 1,4% van het totaal aan lonen. Dit deel van het loon mag u in de vorm van onbelaste vergoedingen uitbetalen.

Stel, uw vrije ruimte bedraagt € 800,-. U heeft twee werknemers die reizen met een eigen auto. Samen rijden ze 30.000 kilometer zakelijk. U geeft ze hiervoor € 0,22 cent per kilometer. € 0,19 per kilometer is sowieso onbelast. Voor het meerdere 30.000 x € 0,03, dus € 900,- kunt u de vrije ruimte toepassen. Als de vrije ruimte € 800,- bedraagt, betekent dat € 100,- belast wordt (tegen 80% eindheffing).

Overgangsregeling toepassen?

3 jaar. De nieuwe werkkostenregeling kan duurder uitpakken dan de huidige regeling. Dat hangt af van de hoogte van de totale kostenvergoedingen. Het kan dan aantrekkelijk zijn voor de overgangsregeling te kiezen. U mag dan nog 3 jaar het huidige stelsel volgen. Let op. Houd bij de keuze ‘werkkostenregeling of niet’ wel rekening met álle vergoedingen en verstrekkingen om te kunnen beoordelen wat voor u het gunstigst is. Tip. Zowel onder de huidige als onder de nieuwe wetgeving kunt u ook met uw werknemer afspreken dat hij de belasting over de € 0,03 per kilometer bovenmatige reiskostenvergoeding voor eigen rekening neemt. Let op. Houd er dan rekening mee dat u zowel onder de huidige regeling als onder de werkkostenregeling, premies werknemersverzekeringen verschuldigd kunt zijn over de vergoeding.

Geeft u meer dan de onbelaste € 0,19 per kilometer, dan is het opletten geblazen! Het meerdere moet u straks immers meenemen als vergoeding en/of verstrekking ten laste van de vrije ruimte. Dat kan betekenen dat uw kosten hoger worden. In dat geval kunt u vaak dus beter kiezen voor de overgangsregeling.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01