Hoe actief mag de personeelsvereniging zijn?

Positief. Een leuke en actieve personeelsvereniging kan een belangrijke bijdrage aan de sfeer leveren. Daar heeft u als baas dus best wat voor over. Helaas mag uw personeelsvereniging weer niet té actief worden, anders gaat de fiscus dwarsliggen. Hoe zijn de regels, wat kan er nog wel en wat weer niet?

Voorwaarde: gezamenlijkheid voorop

Hoe? Als u de bijdrage aan een personeelsvereniging voor uw rekening wilt nemen, is deze onder voorwaarden onbelast. Of u deze vergoedt of rechtstreeks betaalt, is niet van belang.

Wie? Een belangrijke voorwaarde is dat de personeelsvereniging openstaat voor minstens 75% van het personeel. Dit benadrukt het gezamenlijke karakter van de vereniging. Heeft uw horecazaak meerdere locaties, dan mag het ook gaan om 75% van het personeel dat werkt op dezelfde arbeidsplaats. Het is niet zo dat 75% ook daadwerkelijk lid moet zijn, maar ze moeten daartoe wel de mogelijkheid hebben.

Voorwaarde: activiteiten incidenteel. Uw bijdrage is ook alleen maar onbelast als het doel en de feitelijke werkzaamheden van de personeelsvereniging bestaan uit het organiseren van incidentele activiteiten.

Ondergeschikt. Daarnaast mag het ook gaan om ondergeschikte voorzieningen voor het personeel met een gezamenlijk karakter. Een sinterklaasfeestje mag wel, het afhuren van vakantiehuisjes dus niet, aangezien dit niet als ‘ondergeschikt’ kan worden aangemerkt. Een paar keer per jaar samen naar het theater of de voetbalclub kan wel, een seizoenskaart weer niet. De activiteiten moeten dus bestaan uit activiteiten zoals die normaal gesproken door een personeelsvereniging worden georganiseerd, zoals gezelligheidsactiviteiten. Wie overdrijft, vindt de fiscus op zijn weg.

Voorzieningen. Eventuele activiteiten om via de vereniging voorzieningen te regelen, dienen ondergeschikt te zijn. Denk aan het bedingen van (overnachtings)kortingen, zoals sommige personeelsverenigingen bij grote hotels bedingen. Of de korting vanwege de gezamenlijke inkoop van het eerdergenoemde vakantiehuisje. Dit kan dus wél, mits het van ondergeschikt belang blijft.

Werkkostenregeling (WKR)

Nu of later. Als u de WKR al toepast of binnenkort gaat toepassen, behoort uw bijdrage aan de personeelsvereniging tot het loon en is die dus belast. U kunt uw bijdrage echter onderbrengen in de zogenaamde ‘vrije ruimte’, die dit jaar 1,5% van het loon bedraagt. Dan betaalt de werknemer per saldo geen belasting over uw bijdrage. Schiet u over die 1,5% heen, dan betaalt u over uw bijdrage een eindheffing van 80%. U kunt er ook voor kiezen de bijdrage als belast loon aan te merken.

Verschil met personeelsfonds?

Ja! Een personeelsvereniging is uitdrukkelijk iets anders dan een personeelsfonds. Naast overige voorwaarden zijn uitkeringen hieruit alleen maar belastingvrij als de werkgever in de laatste vijf kalenderjaren niet méér bijdraagt dan de werknemers. Zo’n fonds is juist gericht op het individu, zo kan die bijvoorbeeld de studiekosten van een werknemer betalen. Bij een personeelsvereniging is dit dus uitgesloten.