PERSONEEL - 05.11.2018

Reiskostenvergoeding, wat zijn de mogelijkheden?

In de wet staat niets over het recht op reiskostenvergoeding. Een medewerker heeft alleen recht op een reiskostenvergoeding als dit in de cao staat, geregeld is in een bedrijfsregeling/personeelsboek of is opgenomen in het arbeidscontract.

Als werkgever mag u aan de werknemer een onbelaste vergoeding geven van max. € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer en zakelijk reizen, ongeacht het gebruikte vervoermiddel. De onbelaste vergoeding geldt niet voor omrijkilometers (bijv. kinderdagverblijf) of als de werkgever (deels) voor het vervoer zorgt. U mag een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer verstrekken als de werknemer naar een vaste plek reist. De vaste vergoeding mag u als volgt berekenen: totaalaantal km per dag voor woon-werkverkeer x € 0,19 x 214 dagen / het aantal perioden per jaar. Werkt de medewerker minder dan vijf dagen per week, pas dan dit bedrag evenredig aan. Aan een medewerker die thuis gaat lunchen, mogen deze kilometers ook worden vergoed.

Aantal dagen

Het vaste aantal dagen waarvoor reiskostenvergoeding mag worden vergoed, is door de Belastingdienst vastgesteld op 214 dagen. Daarbij is er rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof. Als de medewerker niet altijd naar een vaste plek reist, maar wel minimaal 128 dagen per kalenderjaar, dan mag toch bovenstaande berekening worden toegepast. Bijvoorbeeld aan een medewerker die vijf dagen per week werkt, maar daarvan twee dagen per week thuis, mag u toch een volledige reiskostenvergoeding uitbetalen.

Bij langdurige afwezigheid (bijv. ziekte) mag u de vaste reiskostenvergoeding nog de lopende en eerstvolgende kalendermaand uitbetalen. De vergoeding mag weer starten vanaf de maand na de maand dat de werknemer weer is gaan werken.

Bij een afstand van woning naar werk van meer dan 75 kilometer moet bij de vaste reiskostenvergoeding, aan het eind van het kalenderjaar of bij het uit dienst treden, een nacalculatie worden gemaakt. Vergoedingen die naast of boven de € 0,19 per km worden betaald, zijn loon (denk daarbij ook aan parkeergeld, tolgeld, schade auto, laadpaal voor elektrische auto, enz.). De veerpont mag wel worden vergoed als dit openbaar vervoer is.

Reizen met openbaar vervoer

Voor het reizen met het openbaar vervoer mag € 0,19 per km worden vergoed. Als de kosten van het (deels) reizen met het openbaar vervoer hoger zijn, mogen de werkelijke kosten van het deel dat met het openbaar vervoer wordt gereisd, worden vergoed. Een werkgever mag een ov-abonnement vergoeden of verstrekken. De kosten van het zakelijk reizen kunnen onbelast worden vergoed. Het meerdere is belast loon of kan worden aangemerkt als eindheffingsloon. Het ter beschikking stellen (werkgever blijft eigenaar) van een ov-abonnement mag onbelast als het abonnement doorgaans op ten minste 10% van de werkdagen in het loontijdvak wordt gebruikt voor zakelijk reizen. Bij het ter beschikking stellen van een voordeelabonnement hoeft er niets bij het loon geteld te worden als deze ook voor het reizen voor het werk wordt gebruikt. Daarnaast mag maximaal de prijs van de zakelijke reizen onbelast worden vergoed. Het vergoeden van een ov-chipkaart is loon.