PRIVACYWETGEVING - 26.01.2024

Contactgegevens van collega’s delen met collega’s?

“Heb jij het mobiele nummer van Anne voor mij?” of “Weet jij waar Anne woont?”. Geen vreemde vragen toch? Voordat u hier echt over nagedacht heeft, heeft u het nummer of adres van Anne al aan haar collega doorgegeven. Veel problemen zal dat niet opleveren, maar mag het?

Weer die AVG?

Ja dus, weer die Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Kort door de bocht gezegd: nee u mag geen persoonsgegevens van uw werknemers delen. Niet met externe en ook niet met interne (collega’s). Behalve als het belang van het bedrijf belangrijker is dan het privacybelang van de werknemer. U moet dus een afweging maken tussen bedrijfsbelang en privacybelang.

Voor meer informatie over privacy, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 1.

Voor welke gegevens geldt dit?

Contactgegevens. Zakelijke gegevens, zoals een (mobiele) telefoonnummer en e-mailadres, mogen gedeeld worden. Privégegevens echter niet.

Foto’s. Een foto van de werknemer voor het interne smoelenboek is ook niet vanzelfsprekend toegestaan. Dat geldt ook voor foto’s van bedrijfsuitjes, e.d. waar werknemers op staan.

Verzuim. “Is Anne ziek en wat heeft ze dan?” De collega van Anne is bezorgd en vraagt wat ze heeft. Uw antwoord: “Oh … een griepje” zal niet tot zoveel problemen leiden, maar het is niet toegestaan. U mag een zieke werknemer niet vragen wat deze heeft en het zeker ook niet delen.

Andere gegevens. Soms worden productiecijfers, verkoopcijfers, e.d. van werknemers gedeeld. In leuke grafieken, op het informatiebord of op het intranet. Alles met als doel om iedereen te informeren en vooral om te motiveren. Soms zijn er bonussen of andere extra beloningen mee gemoeid. Let op.  Zonder toestemming is dat niet per se toegestaan, behalve als het bedrijfsbelang dus groter is dan het privacybelang. Dat geldt ook voor verjaardaglijsten, lijsten met privételefoonnummers, adressen, enz.

Tips om hiermee om te gaan

In zoverre de theorie, maar hoe kunt u hier in de praktijk het beste mee omgaan? Tip.  Het is belangrijk dat u de werknemers duidelijk en helder vertelt welke gegevens u met collega’s wilt delen, waarom, hoe en hoelang. Als u bijv. wilt starten met een lijst met privécontactgegevens, kunt u om toestemming vragen: “Op verzoek starten we met … Wil jij dit niet of niet voor alle gegevens? Laat dat dan weten aan … Je kunt sowieso altijd je gegevens weer uit de lijst laten verwijderen.”

Intranet. Dan is het het handigst als u met intranet werkt. Leg daar uit wat de rechten van de werknemer zijn, bijv.: “Door je (pas)foto te uploaden, je thuisadres, je privé (mobiele) telefoonnummer en je privé e-mailadres in te vullen, geef je toestemming om dit met je collega’s te delen. Je kunt je gegevens op elk moment weer verwijderen. Lukt dat niet of heb je andere vragen, neem dan contact op met …”.