LOONADMINISTRATIE - 26.01.2024

Reiskosten uit 2023 in 2024 uitbetalen?

Als u zakelijke kilometers vergoedt die door uw werknemer zijn gereden in december 2023 en deze vergoeding dit jaar plaatsvindt, ontstaat de vraag welke gerichte vrijstelling van toepassing is: die van 2023 (€ 0,21 per kilometer) of die van 2024 (€ 0,23 per kilometer).

Loon-in-systematiek. Om de gerichte vrijstelling 2024 te kunnen vergoeden, moet er voldaan worden aan twee voorwaarden:

1. het onvoorwaardelijk recht hebben op de vergoeding. De werknemer moet in 2023 al een onvoorwaardelijk recht gekregen hebben op de vergoeding. De beoordeling van een onvoorwaardelijk recht in 2023 is gebaseerd op de arbeidsrechtelijke afspraken tussen u en uw werknemer. Indien de werknemer in 2023 een onvoorwaardelijk recht gekregen heeft op een vergoeding van ten minste € 0,23 per kilometer voor 2024, dan is deze vergoeding in 2024 tot dat bedrag gericht vrijgesteld. U moet dan wel de loon-in-systematiek toepassen;
2. als u het loon aangeeft in de aangifte waarin uw werknemer het loon geniet, past u de loon-in-systematiek toe.

Voorbeeld.In januari 2024 betaalt u een reiskostenvergoeding over december 2023 uit. Deze reiskostenvergoeding wordt door uw werknemer in januari 2024 genoten. U past de loon-in-systematiek toe en geeft het loon aan in de aangifte van januari 2024. Indien uw werknemer daarbij in 2023 al een onvoorwaardelijk recht heeft gekregen op een vergoeding van ten minste € 0,23 per kilometer voor 2024, past u de regels toe zoals deze gelden in januari 2024. Voor deze reiskosten geldt dan een gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer.

Loon-over-systematiek. Als u de nabetalingen van 2023 in januari 2024 toerekent aan december 2023, dan past u de loon-over-systematiek toe. Deze systematiek mag u toepassen als er sprake is van een bestendige gedragslijn door de jaren heen. Indien u dit in het verleden heeft toegepast, zijn de regels van 2023 van toepassing. Voor de reiskosten van december 2023 die u in januari 2024 uitbetaalt, geldt dan een gerichte vrijstelling van € 0,21 per kilometer, op voorwaarde dat de werknemer hier al in 2023 een onvoorwaardelijk recht op heeft. Let op.  Jaarlijks kiezen tussen de loon-in-systematiek en de loon-over-systematiek is niet toegestaan!