Hoe zit het fiscaal met het vergoeden van oplaadkosten van een fiets?

Fietsregeling. Sinds 2020 bestaat er een fiscaal aantrekkelijke fietsregeling. Werkgevers die hun personeel een fiets ter beschikking stellen, hoeven hiervoor slechts 7% van de consumentenadviesprijs tot het loon te rekenen. Hierover betaalt de werknemer loonbelasting. Bij een fiets van bijv. € 1.000 is de bijtelling voor de fiets dus € 70. Als we uitgaan van het tarief in de eerste schijf van 35,82%, kost dit de werknemer dus per jaar slechts € 25. Onlangs kwam de vraag aan de orde hoe het eigenlijk zit met de oplaadkosten van een elektrische fiets en of het nog verschil maakt of op de fiets de hiervoor genoemde regeling van toepassing is?

Ter beschikking gestelde fiets

Om te beginnen is het voor het antwoord van belang of het een door de werkgever ter beschikking gestelde fiets betreft. Zo ja, dan kan de werkgever de oplaadkosten van de elektrische fiets belastingvrij vergoeden. Dit betreft namelijk intermediaire kosten, omdat de fiets het eigendom is van de werkgever. Deze heeft de fiets namelijk ter beschikking gesteld. De kostenvergoeding komt in deze situatie dus ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Deze situatie is dus anders als de fiets eigendom is van de werknemer.

Geen vergoeding, dan aftrek? Krijgt een werknemer van zijn werkgever geen vergoeding voor het opladen van de elektrische fiets, dan zijn deze kosten niet aftrekbaar van de forfaitaire bijtelling van 7%. Ook zijn de kosten niet aftrekbaar als aftrekbare arbeidskosten.

Omvang vergoeding. De werknemer zal de kosten van het opladen van de fiets bij moeten houden, zodat u als werkgever niet meer vergoedt dan de werkelijk gemaakte kosten. Daarbij maakt het niet uit of en hoeveel de fiets privé wordt gebruikt, ofwel alle oplaadkosten kan de werkgever belastingvrij vergoeden. Betaalt de werkgever een vast bedrag per maand, dan moet een aantal maanden het verbruik van elektra voor de fiets worden bijgehouden. Op basis hiervan kan de werkgever het vaste bedrag per maand bepalen dat hij belastingvrij kan vergoeden.

Privéfiets. Voor wat betreft de elektrische privéfiets van de werknemer, kan een werkgever geen kosten belastingvrij vergoeden voor het opladen ervan. Voor zakelijk gefietste kilometers kan de werkgever een vergoeding betalen van € 0,23/km en hierin zijn ook de eventuele oplaadkosten begrepen. Vergoedt een werkgever de oplaadkosten toch, dan is dit loon voor de werknemer en moet hij hierover belasting betalen. De werkgever kan dit voorkomen door de vergoeding onder te brengen in de werkkostenregeling. De werkgever moet er dan wel rekening mee houden dat hij 80% belasting verschuldigd is als het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen in een jaar meer is dan het bedrag van de zogenaamde ‘vrije ruimte’.

Wijziging situatie, niet meer onbelast!

Houd met het voorgaande ook goed rekening bij een wijziging van de situatie. In de praktijk komt het bijv. regelmatig voor dat werknemers een ter beschikking gestelde fiets na een aantal jaren voor een zacht prijsje kunnen overnemen. Dit is fiscaal ook toegestaan, aangezien werkgevers daarbij uit mogen gaan van een afschrijvingspercentage van 20% per jaar. Een ter beschikking gestelde fiets mag dus na vijf jaar kosteloos aan een werknemer worden overgedragen. Let op.  Gebeurt dit, dan moet u als werkgever er dus ook rekening mee houden dat de kosten van het opladen van de elektrische fiets niet meer belastingvrij vergoed kunnen worden.