RECHT - 30.08.2005

‘Bloggen’ en ‘e-shoppen’ onder werktijd?

Mogen uw werknemers onder werktijd persoonlijke e-mails versturen? Mag u het internetgebruik van uw werknemers controleren? Mag uw werknemer privé-gesprekken voeren met zijn mobiele telefoon? Voor dit soort vragen is er nu een vernieuwde ‘e-modelgedragscode’.

Samen komt u er wel uit …

U wilt uiteraard dat uw werknemer zijn privé-zaken in zijn eigen tijd afhandelt. Maar het is lastig om te controleren of dat niet toch onder werktijd gebeurt. Want uw werknemer heeft recht op de bescherming van zijn privacy.

U wilt er iets aan doen? Kunt u iets doen als u privé-e-mailen, -internetten en -bellen onder werktijd wilt beperken? Dat kan. Voorwaarde is wel dat u van tevoren duidelijk heeft aangegeven wat wel en wat niet mag. Bijvoorbeeld door een gedragscode op te stellen.

Nieuwe gedragscode?

Onlangs maakte werkgeversorganisatie VNO-NCW bekend dat zij een nieuwe gedragscode heeft opgesteld. Deze gedragscode gaat over het gebruiken van internet, e-mail en mobiele telefoons op het werk. De code bestond al langer, maar is nu aangepast aan de nieuwste ontwikkelingen zoals blogging (dagboek op internet), het versturen van spam (reclame) en e-shoppen (winkelen op internet).

U kunt deze gedragscode downloaden via http://personeel.indicator.nl (PS 10.18.05) of opvragen via fax 0492 - 59 31 11.

Hoe pakt u het aan?

Hoe regelt u dus het gebruik van internet, e-mail en telefoons in uw bedrijf? Dat pakt u zo aan:

• stel regels op;

• maak de regels bekend;

• controleer;

• neem maatregelen bij overtredingen.

Stel regels op. Heeft u geen afspraken gemaakt met uw werknemers over het gebruik van internet, e-mail en telefoons? Dan is het juridisch ge­­­zien ontzettend moeilijk om tegen misbruik daarvan op te treden. Uw werknemer zal immers stellen dat hij dacht dat bijvoorbeeld privé-gebruik zonder meer was toegestaan. Het is dus zaak om de regels vast te leggen. Maar daarmee bent u er nog niet.

Maak de regels bekend. U moet de regels ook bekendmaken aan uw werknemers. Overhandig deze bijvoorbeeld als u een telefoon uitreikt aan een werknemer. Of zet de regels in een ‘pop-up’ scherm dat verschijnt als uw werknemer op internet gaat werken. Tip. Een ludiek idee is het om bijvoorbeeld een samenvatting van de regels op een muismatje af te drukken. Let op. Neem de regels ook op in het personeelshandboek of -reglement.

Controleer. Wanneer u de regels heeft vastgelegd, mag u steekproefsgewijs het e-mail-, internet- en belgedrag van uw werknemers controleren. U mag dan bijvoorbeeld kijken hoeveel tijd uw werknemers internetten en welke websites er be­­zocht worden, mits deze gegevens anoniem zijn. Merkt u dan dat uw regels overtreden worden of krijgt u een serieuze tip? Dan mag u (na een waarschuwing) verder in detail kijken naar het e-mail-, internet- en belgedrag van uw werknemers.

Neem maatregelen. Kunt u bewijzen dat één of meer werknemers de regels hebben overtreden? Neem dan maatregelen die afhangen van de ernst van de overtreding en de voorgeschiedenis van de werknemer.