ADMINISTRATIE - 25.08.2005

Internetboekhouden: iets voor u?

Internetbankieren en online beleggen is al langer mogelijk. Steeds meer accountantskantoren bieden nu ook als extra service de mogelijkheid van het online internetboekhouden. De tijd van het uit­­wisselen van gegevens via diskette of het dubbel invoeren van uw administratie zou met het in­­ternetboekhouden tot het verleden kunnen gaan behoren.

Hoe werkt internetboekhouden?

Voor het internetboekhouden heeft u slechts een computer en een internetverbinding nodig. Via het internet kunt u vanaf elke computer inloggen op de website/portal van uw accountant door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord.

Administratie invoeren. Als u ingelogd bent, kunt u uw administratie invoeren. Denkt u hierbij aan het grootboek, de voorraad-, crediteuren-, in­­koop-, verkoop-, voorraad- en loonadministratie, fac­­turen, kasboekingen, bankafschriften en andere basisgegevens. Vaak kunt u ook onjuiste boekingen wijzigen en overzichten opvragen. De mogelijkheden van het internetboekhouden hangen af van het softwarepakket dat uw accountant gebruikt.

Voordelen van online boekhouden

Bij online boekhouden bent u niet gebonden aan een vaste werkplek. Via het internet heeft u altijd en overal toegang tot uw administratie. Er kan vaak op elk gewenst moment een actueel en betrouwbaar financieel rapport opgesteld worden, omdat de financiële informatie up-to-date is.

Kostenbesparing. Er hoeft geen duur en ingewikkeld boekhoudpakket meer te worden aangeschaft. Bovendien bespaart u accountantskosten doordat u zelf al uw dagelijkse boekingen online op de website van uw accountant kunt invoeren. Bovendien kan uw accountant met u meekijken, sneller controleren en bijsturen daar waar dat no­­dig is.

Wat kost het? Voor het internetboekhouden wordt door accountantskantoren vaak een maandelijkse vergoeding in rekening gebracht. De prijzen kunnen variëren van gratis tot € 75,-, afhankelijk van hoe uitgebreid u uw pakket wenst.

Veiligheid en bewaarplicht

Bij het online internetboekhouden hoeft er geen software op een computer of netwerk geïnstalleerd te worden. Er is geen onderhoud nodig en u beschikt altijd over de laatste versie van de software.

Uw administratie wordt veilig op een centrale server beheerd en hiervan wordt regelmatig een back-up gemaakt. U hoeft dus geen reservekopieën meer te maken van uw administratie.

Inlogprocedure. Het inloggen op de website is beveiligd met een inlognaam en een wachtwoord. Voor een nog hogere beveiliging maken sommige kantoren tevens gebruik van een digitale pas met een cijfercode, net als bij het internetbankieren.

Bewaarplicht? Zoals bekend, moet u alle op uw onderneming betrekking hebbende boeken, be­­scheiden en andere gegevensdragers zeven jaar lang bewaren. Ge­­gevens van uw administratie die gedigitaliseerd wordt opgeslagen, vallen onder de categorie ‘andere gegevensdragers’ en moeten ook zeven jaar worden bewaard.

Tip. Voor het detailniveau van deze informatie en voor het bewaren van de overige gegevens kunnen schrif­telijke afspraken met de Belastingdienst wor­den gemaakt.