ARBEIDSVOORWAARDEN - 01.12.2022

Retourneren in bruikleen gegeven laptop?

Allebei een beetje (on)gelijk

Soms moet een rechter wegen tussen het recht op privacy van de werkgever en het recht op privacy van de werknemer. In een uitspraak van Rechtbank Overijssel (ECLI:NL:RBOVE:2022:2365) was zo’n zaak aan de orde.

Laptop. Een werknemer was in dienst van een werkgever. Voor de werkzaamheden heeft de werkgever een laptop ter beschikking gesteld. De laptop is alleen bedoeld voor zakelijk gebruik, maar niets menselijks is de werknemer vreemd. Zij gebruikte de laptop ook voor privézaken. In het kader van het einde van de dienstbetrekking heeft de werkgever de toegang tot de laptop geblokkeerd en gevraagd aan de werknemer de laptop terug te geven. De werknemer wil de laptop best teruggeven, maar niet voordat ze haar privégegevens van de pc heeft gewist. Zij beroept zich op haar recht op privacy. Omgekeerd doet de werkgever dat ook. Toegang geven tot de laptop, betekent dat de werknemer toegang heeft tot bedrijfs- en privacygevoelige gegevens.

De rechter. De rechter beslist dat in dit geval beide partijen een beetje gelijk hebben. Volgens de rechter heeft de werkgever niet betwist dat er op de laptop privégegevens van de werknemer staan. Dat dat niet mocht, is niet relevant. De privégegevens vallen onder het recht op privacy van de werknemer. Ook de werknemer heeft niet helemaal gelijk. Immers, het toewijzen van haar vordering zou erop neerkomen dat ze toegang heeft tot de laptop, maar ook tot bedrijfsgegevens van de werkgever. Dat laatste valt onder het recht op privacy van de werkgever.

Oplossing lag in het midden. Als beide partijen een beetje gelijk hebben, ligt de oplossing in het midden. Afgesproken is dat de werknemer op kantoor de laptop laat opschonen door iemand van het bedrijf in het bijzijn van de werknemer. Daarna leverde de werknemer met een gerust hart de laptop in bij de werkgever.

Ter beschikking stellen, fiscaal gezien

Voor noodzakelijke computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, zoals een desktop, een laptop, een tablet, mobiele telefoons en smartphones, simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie, een organizer en een printer, geldt binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling. De werkgever mag deze verstrekken (de werknemer wordt eigenaar), vergoeden (de werknemer is eigenaar) of ter beschikking stellen (de werknemer heeft een gebruiksrecht), mits deze in redelijkheid noodzakelijk zijn om het werk te kunnen doen. Als u een laptop aan uw werknemer verstrekt, dan is een vergoeding voor een tablet (met ongeveer dezelfde modaliteiten) in principe niet (nood)zakelijk, tenzij u bijv. kunt aantonen dat het werken met verschillende modaliteiten leidt tot efficiënter werken. De kosten komen voor rekening van de werkgever. Dat betekent dat de voorziening ook geen onderdeel mag zijn van een cafetariaregeling.

Geen eigen bijdrage. Een eigen bijdrage van de werknemer is niet toegestaan, behalve als het gaat om een vergoeding voor het privégebruik of als de werknemer uit een privékeuze een duurdere pc aanschaft dan de werkgever voorschrijft. Als uw werknemer de voorziening niet langer gebruikt voor het werk of uit dienst treedt, moet de restwaarde aan de werkgever worden terugbetaald of de voorziening moet worden teruggegeven aan de werkgever. Een eventueel privévoordeel voor de werknemer is geen loon (gelukkig voor de werknemer in kwestie).