Wanneer is reiskostenvergoeding voor meerijders onbelast?

Actuele rechtspraak. Nu de brandstofprijzen de pan uit blijven rijzen, worden werknemers steeds inventiever om deze kosten te drukken. Een van de manieren daarvoor is carpoolen. Doordat werknemers met elkaar van en naar het werk rijden, kunnen de kosten gedeeld worden. Werkgevers die hieraan mee willen werken, kunnen carpoolers een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Daarbij moet u wel de voorwaarden goed in de gaten houden, anders kan het u duur komen te staan. Dit bleek onlangs nog voor Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2022:1905) .

Onbelaste vergoeding reiskosten

U kunt uw werknemers een onbelaste vergoeding geven voor hun reiskosten tussen woning en werk. Deze vergoeding bedraagt nu nog € 0,19/km, maar stijgt in 2023 naar € 0,21/km. Hoe er gereisd wordt, doet niet ter zake, zolang u als werkgever het vervoer maar niet organiseert. Werknemers met bijv. een auto of fiets van de zaak hebben dus geen recht op een vergoeding. Als werknemers carpoolen, is het daarom van belang wie dit organiseert.

U organiseert carpoolen? Zoals gezegd, is het bij carpoolen van belang wie dit organiseert. Organiseert u het carpoolen zelf, dan kunt u degene die met zijn eigen auto rijdt, een onbelaste kilometervergoeding geven, maar de meerijders niet. De vergoeding mag u ook geven over omrijkilometers die nodig zijn om de collega’s op te pikken. Degene die rijdt, mag dan dus niet over een auto van de zaak beschikken. U organiseert het carpoolen overigens niet zelf als u bijv. voor uw werknemers alleen een belangstellingsregistratie bijhoudt en ook niet als u uw werknemers vraagt om aan u door te geven hoe zij het carpoolen hebben georganiseerd.

Werknemers organiseren carpoolen zelf. Organiseren uw werknemers het carpoolen zelf, dan kunt u degene die met zijn eigen auto rijdt, een onbelaste kilometervergoeding geven, maar niet voor de kilometers die hij moet omrijden om collega’s op te pikken. Deze collega’s kunt u wel zelf weer een onbelaste kilometervergoeding geven voor hun woon-werkafstand, tenzij ze zelf een auto van de zaak hebben. Dit is ook zo als degene die rijdt, wel een auto van de zaak heeft. Door bij toerbeurt te rijden, kunnen de kosten dus gedeeld worden, terwijl in beginsel iedereen een kilometervergoeding krijgt.

Denk aan de voorwaarden

Dat het van belang is om de voorwaarden in acht te nemen, merkte onlangs een collega van u die schoonmaakwerkzaamheden liet verrichten in de horeca. De werknemers werkten voornamelijk ’s nachts, maar hiermee werd voor het loon nauwelijks rekening gehouden. In plaats hiervan werden er flinke bedragen aan onbelaste kilometervergoedingen betaald. Onderzoek, waaronder waarnemingen ter plaatse die ’s nachts plaatsvonden, bracht aan het licht dat hiervoor auto’s van de zaak werden gebruikt. In deze gevallen is een onbelaste kilometervergoeding echter niet mogelijk en dus werd uw collega op een kleine € 100.000 aan naheffingen getrakteerd, inclusief rente en boetes.

Wat kunt u hiermee?

Wilt u carpoolen stimuleren, ga dan na of het voordeliger is als u dit zelf organiseert of juist niet. Dit zal onder meer afhangen van het aantal meerijders en van het aantal omrijkilometers. Zorg ook dat u het aantal te vergoeden kilometers kunt onderbouwen.