APPARTEMENTSRECHTEN - 12.05.2020

De Vereniging van Eigenaars in tijden van de coronacrisis

Besluiten zonder vergadering?

Buiten de vergadering om. Normaal gesproken, wordt een besluit genomen tijdens de algemene ledenvergadering. In deze tijden is het niet mogelijk een vergadering te houden en om het quorum te halen. Uit art. 2:40 lid 2 BW in combinatie met art. 5:125 lid 3 BW volgt dat er ook buiten de vergadering om een besluit genomen kan worden. Sommige modelreglementen bevatten ook een bepaling hierover.

Toch een rechtsgeldig besluit. Voor een rechtsgeldig besluit gelden op grond van de wet en de modelreglementen buiten de vergadering van eigenaars de volgende voorwaarden:

• een unaniem besluit. Iedereen moet het er dus mee eens zijn;
• een schriftelijk besluit; en
• met voorkennis van het bestuur. Het bestuur moet dus op de hoogte zijn.

Wassen neus. Dit is feitelijk een wassen neus, want als één lid al tegenstemt of niets van zich laat horen, is er geen rechtsgeldig besluit.

Is dat een probleem? Ja, want jaarrekeningen en begrotingen kunnen zo niet worden vastgesteld. Bestuurders kunnen niet worden benoemd. Alle besluiten over onderhoud of geschillen kunnen niet rechtsgeldig genomen worden.

Digitaal stemmen

Uit rechtspraak (ECLI:NL:RBOBR:2017:4507) blijkt dat digitaal (elektronisch) stemmen ook in VvE’s mogelijk is, als het splitsingsreglement daartoe niet expliciet de mogelijkheid geeft.

Eisen. Maar er geldt wel een aantal eisen om de belangen van de eigenaren en andere belanghebbenden voldoende te waarborgen (zie de analoge toepassing van art. 2:38 lid 6, 7 en 8 BW):

• de stemgerechtigde moet via het elektronisch communicatiemiddel worden geïdentificeerd;
• de stemgerechtigde kan rechtstreeks van de verhandelingen ter vergadering kennisnemen; en
• de stemgerechtigde kan zijn stemrecht uitoefenen.

Aanvullende eisen in splitsingsreglement. Daarnaast kunnen er in het splitsingsreglement eisen voor het te gebruiken systeem worden opgenomen en worden bepaald dat de stemgerechtigden via het elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de vergadering. Let op.  De regels uit het splitsingsreglement voor onder andere het quorum en de vereiste meerderheid voor bepaalde besluiten gelden ook.

Noodwetgeving i.v.m. coronacrisis

Ook voor VvE’s. In een wetsvoorstel voor tijdelijke voorzieningen in verband met de coronacrisis zijn extra regels opgesteld om de samenleving in deze tijden te helpen. Het wetsvoorstel bevat ook maatregelen ten behoeve van VvE’s.

Tijdelijke wet. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid gaat na goedkeuring door de Eerste en Tweede Kamer met terugwerkende kracht tot 16 maart 2020 gelden. De wet geldt in principe tot 1 september 2020. In de wet is de mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen.

Op http://tipsenadvies-vastgoed.nl/download vindt u de tekst van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (VG 24.06.06).

Wat betekent dit voor VvE’s?

Voor VvE’s zijn er de hiernavolgende twee belangrijke gevolgen van deze tijdelijke wet.

• Verlenging termijn verslaglegging. Het bestuur of de voorzitter van de VvE krijgt tijdelijk de bevoegdheid om te besluiten om de termijn van zes maanden waarbinnen de jaarvergadering moet worden gehouden, te verlengen met zes extra maanden. Let op.  Dit kan echter maar één keer. De vergadering van eigenaars heeft niet het recht de termijn met nog eens zes maanden te verlengen.
• Elektronisch vergaderen en stemmen. In de tijdelijke wet wordt expliciet bepaald dat het voor VvE’s toegestaan is om digitaal te vergaderen en besluiten te nemen.

Elektronische vergaderen en stemmen

Voor het elektronisch vergaderen en stemmen gelden de hiernavolgende uitgangspunten.

Volgen van de vergadering. De algemene vergadering moet langs de elektronische weg voor leden te volgen zijn. Dit lijkt in te houden dat de leden van de VvE via audio, video of livetekst de vergadering moeten kunnen volgen.

Verplicht digitaal stemmen. Als de statuten van de VvE geen bepaling hieromtrent bevatten, kan het bestuur toch bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.

Vooraf digitaal stemmen. Als de statuten geen bepaling hieromtrent bevatten, kan het bestuur toch bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, ook als stemmen meetellen.

Vooraf vragen stellen. De leden moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de eigenaarsvergadering in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Deze vragen moeten dan uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord worden op de website van de VvE of via een ander elektronisch communicatiemiddel dat toegankelijk is gemaakt voor de leden. Let op.  Als dit niet wordt gedaan, heeft dat geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden (art. 24 jo. art. 6 lid 4 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid) . Maar het is dan wel mogelijk om een besluit ter vernietiging wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid aan de kantonrechter voor te leggen, vanwege het feit dat er onvoldoende informatie is verstrekt en dat de belangen van het VvE-lid zijn geschaad.

Vragen stellen tijdens de vergadering. Het bestuur van de VvE moet ervoor zorgen dat er tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering van eigenaren mag daarbij een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering. Deze regel geldt nu ook al bij normale vergaderingen. Let op.  Ook hier geldt dat als hiervan wordt afgeweken, dit geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van het besluit.

Fysiek bijeenkomen bestuur niet verplicht. Voor zover het splitsingsreglement bepalingen over fysieke bijeenkomsten van het bestuur, de aan het bestuur toegekende bevoegdheden beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, zijn deze bepalingen door deze tijdelijke wet niet van toepassing.

Samengevat

Termijn verslaglegging verlengd. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid biedt besturen van VvE’s de mogelijkheid om de verplichte verslaglegging met een termijn van maximaal zes maanden te verlengen.

Digitaal vergaderen en stemmen mag. Op basis van lagere rechtspraak bestond er al voor VvE’s de mogelijkheid om via elektronische weg te vergaderen en te stemmen. De onzekerheid of deze uitleg van de wet bij hogere gerechtsinstanties stand zou houden, is nu in ieder geval tot 1 september 2020 weggenomen met behulp van deze spoedwet.

Duidelijke regels. Er worden duidelijke regels gesteld voor beraadslaging en besluitvorming langs elektronische weg. Dit biedt dus niet alleen een oplossing voor spoedeisende kwesties binnen de VvE, maar zorgt ervoor dat VvE’s verder kunnen.