Controleren van zakelijke e-mail van uw werknemer?

Steekproefsgewijze controle?

Als werkgever dient u controle van e-mail vooraf kenbaar te maken en aan te geven voor welk doel u dit wilt doen. Denk hierbij aan een steekproefsgewijze controle op ongeoorloofd of excessief gebruik. U mag als werkgever onder bepaalde omstandigheden toegang krijgen tot de zakelijke e-mailbox van uw werknemers, ondanks het feit dat deze e-mailberichten in principe onder het recht op privacy vallen.

Belangrijke aandachtspunten. Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) heeft een aantal jaren geleden in de zaak Bărbulescu (ECLI:CE:ECHR:2017:0905JUD006149608) de hiernavolgende gezichtspunten geformuleerd die bij het toetsen van het monitoren van zakelijke e-mails van belang zijn.

• Is uw werknemer vooraf geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie?
• Wat is de omvang van de monitoring en hoe ernstig is de inbreuk op de privacy van uw werknemer (proportionaliteit)?
• Heeft u legitieme gronden ter rechtvaardiging van de toegepaste monitoring?
• Was monitoring met minder indringendere methoden en maatregelen mogelijk geweest?
• Welke gevolgen heeft de monitoring voor uw werknemer gehad?
• Zijn uw werknemer adequate waarborgen geboden, in het bijzonder bij indringende vormen van monitoring?

Geen fishing expedition. In een zaak die onlangs speelde bij het Hof Arnhem-Leeuwarden werden deze Bărbulescu-richtsnoeren gehanteerd (ECLI:NL:GHARL:2022:6203) . Het ging in deze zaak om een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst met een bankmedewerker vanwege het door de medewerker verrichten van niet-gemelde nevenactiviteiten en het structureel gebruik van onder andere zijn werk-e-mail en -laptop voor privédoeleinden. De bank heeft aangevoerd dat zij een gerechtvaardigd belang had de zakelijke e-mails van de werknemer te bekijken. Dat belang was gelegen in het voorkomen/bestrijden van fraude, illegale praktijken, witwassen en afromen van geld.

De rechter. Het hof oordeelt dat zonder kennis van de aard van de eerdergenoemde signalen - en daarmee van een concrete legitieme grond ter rechtvaardiging van deze monitoring - niet goed kan worden vastgesteld of de monitoring aan de vereisten van proportionaliteit heeft voldaan. Ook kan niet worden vastgesteld of de verwijten die de bank aan het adres van de werknemer maakt en die de bank aan het ontbindingsverzoek ten grondslag heeft gelegd, direct verband houden met deze signalen of dat er sprake is van ‘bijvangst’. De werkgever moest zijn huiswerk beter doen. Het hof gaf hem de bewijsopdracht om feiten en omstandigheden voor te dragen waaruit moet blijken dat er voldoende reden was voor het doen van onderzoek naar de e-mails en er dus sprake was van een ‘redelijke verdenking’ en geen fishing expedition.

Wat kunt u hiermee?

Loop de criteria zoals weergegeven in het Bărbulescu-arrest na en bekijk of daaraan voldaan is. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat ook vermeld welke criteria er gelden ten aanzien van controle van e-mailgebruik ( https://bit.ly/3RXKoLM ).